Meldepflicht für Kassensysteme, Taxameter und andere elektronische Aufzeichnungssysteme

Mit der Reform der gesetzlichen Vorgaben für Kassensysteme und andere elektronische Aufzeichnungssysteme durch das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" wurde nicht nur die Installation einer TSE (teschnische Sicherheitseinrichtung) für die meisten solchen Geräte und Systeme vorgeschrieben, sondern auch geregelt, dass Unternehmer ihre Kassen und anderen Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt melden müssen. Viele Jahre war diese Meldepflicht ausgesetzt und brauchte damit nicht beachtet werden, weil der Fiskus die dafür notwendigen elektronischen Meldeverfahren nicht rechtzeitig bereitstellen konnte. Das wird sich ab 2025 ändern, denn ab dem 1. Januar 2025 sollen entsprechende elektronische Übermittlungsmöglichkeiten bereitstehen.

Von der Meldepflicht betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme zur Erfassung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle und anderer Kassenvorgänge. Dazu gehören insbesondere:

Registrierkassen und elektronische Kassensysteme

Softwarebasierte Aufzeichnungssysteme für Kassenvorgänge (App-Lösungen für Tablets oder Smartphones sowie Branchensoftware mit Kassenfunktion oder Kassenmodul, z.B. für Arztpraxen oder Hotels)

Waagen mit Registrierkassenfunktion

Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Für die Meldung stehen den Betrieben nach derzeitigem Stand drei Alternativen zur Verfügung. Neben einer Direkteingabe in das Formular "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme" auf der ELSTER-Website oder dem Upload einer vom Kassensystem oder der Aufzeichnungssoftware erstellten XML-Datei auf der ELSTER-Website können die Kassensysteme oder andere Softwarepakete auch die ERIC-Schnittstelle nutzen, um die Meldung direkt vorzunehmen. Falls das verwendete System oder die Software diese Funktion unterstützt, dürfte das die komfortabelste Alternative sein. Die Meldung kann der Unternehmer selbst vornehmen oder durch den Steuerberater oder den Hersteller oder Lieferanten des Kassensystems vornehmen lassen.

In der Meldung sind bei jeder Übermittlung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte zu erfassen. Insgesamt verlangt das Finanzamt sieben Pflichtangaben in der Meldung:

Name des Betriebs oder Unternehmers

Steuernummer des Betriebs

Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme

Seriennummer(n) des/der verwendeten Aufzeichnungssystems/-systeme

Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems

Die Meldung muss grundsätzlich spätestens einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfolgen. Diese Vorgabe gilt jedoch erst ab dem 1. Juli 2025, obwohl die Meldemöglichkeit schon ab dem 1. Januar 2025 bereitstehen wird. Dementsprechend sind die vor dem 1. Juli 2025 angeschafften Aufzeichnungssysteme spätestens bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr im Betrieb vorhanden sind, müssen nicht gemeldet werden, es sei denn, ihre Anschaffung ist zuvor bereits gemeldet worden. Gemietete oder geleaste Geräte sowie Leih- und Tauschgeräte sind wie angeschaffte Aufzeichnungssysteme zu behandeln und damit ebenfalls in einer Meldung zu erfassen.

Auch wenn nach derzeitigem Stand die Nichterfüllung der Meldepflicht keine Ordnungswidrigkeit ist und damit nicht unmittelbar ein Bußgeld droht, wenn die Meldung nicht oder nicht rechtzeitig erfolgt, ist die Einhaltung der Meldepflicht anzuraten. Das Finanzamt wird sich nämlich sicher eher die Betriebe für eine genauere Überprüfung oder eine Kassennachschau "herauspicken", die mit der Meldepflicht besonders schlampig umgehen. Außerdem kann das Finanzamt ein Zwangsgeld oder andere Zwangsmittel festsetzen, um die Meldung zu erzwingen. Schließlich ist es auch jederzeit möglich, dass der Gesetzgeber die Rechtslage ändert und die unterlassene Meldung zur Ordnungswidrigkeit hochstuft. Wer dann nicht ständig ein wachsames Auge auf Gesetzesänderungen hat und die Meldung noch schnell nachholt, dem droht möglicherweise überraschend ein saftiges Bußgeld, aus dem man sich dann auch nicht einfach herausreden kann.